Newsletter Einwilligung Österreich: Das gilt für KMUNewsletter Consent in Austria: What SMEs Must Know
Ohne vorherige Einwilligung ist E-Mail-Werbung in Österreich grundsätzlich unzulässig. So holen Sie die Zustimmung gültig ein, dokumentieren sie und gestalten die Abmeldung korrekt.Marketing email without prior consent is in principle prohibited in Austria. Here is how to obtain valid consent, document it and set up unsubscribing correctly.
Ein Newsletter ist für kleine Betriebe einer der wenigen Kanäle, die ihnen selbst gehören: keine Plattform dazwischen, keine Algorithmusänderung. Eine Adresse ohne gültige Einwilligung ist dabei kein Vermögenswert, sondern ein Risiko. Dieser Artikel zeigt, was in Österreich gilt, wie Sie Formular und Ablauf gestalten und wo die Grenzen liegen.
Zwei Regelwerke, ein Ergebnis
Für Newsletter greifen in Österreich zwei Ebenen ineinander. Die erste ist das Telekommunikationsgesetz: § 174 TKG 2021 regelt, ob Sie jemandem überhaupt Werbung per E-Mail schicken dürfen. Die zweite ist die Datenschutz-Grundverordnung: Sie legt fest, wie eine Einwilligung aussehen muss und was Sie mit den Adressdaten tun dürfen.
Beide führen im Normalfall zum selben Schluss: Zustimmung vorab einholen, dokumentieren, Widerruf so leicht machen wie die Anmeldung. Dazu kommt das E-Commerce-Gesetz mit Vorgaben zur Kennzeichnung (§§ 6 und 7 ECG).
Planen Sie vorsichtshalber so, als wäre jede Aussendung Werbung. Die Abgrenzung zu reiner Information ist im Grenzfall Auslegungssache.
Wann Sie eine Einwilligung brauchen
Die Grundregel steht in § 174 Abs. 3 TKG 2021: Die Zusendung elektronischer Post, einschließlich SMS, zu Zwecken der Direktwerbung ist ohne vorherige Einwilligung des Empfängers unzulässig. Der Wortlaut spricht vom „Empfänger“ und macht keinen Unterschied zwischen Privat- und Geschäftskunden. Auch B2B-Adressen sind also nicht automatisch frei.
Die Übersicht zeigt typische Situationen und ersetzt keine Prüfung Ihres Einzelfalls.
| Situation | Einwilligung nötig? | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Anmeldung über Ihr Formular | Ja, die Anmeldung ist die Einwilligung | Aktive Handlung, klarer Text, Nachweis |
| Jemand schreibt Ihnen über das Kontaktformular | Für Newsletter: ja | Eine Anfrage ist keine Zustimmung zu Werbung. Antworten auf die Anfrage sind etwas anderes als Werbeaussendungen |
| Visitenkarte vom Netzwerktreffen | Für Newsletter: ja | Die Karte nennt keine Zustimmung. Fragen Sie nach und lassen Sie sich anmelden |
| Gekaufte oder gemietete Adresslisten | Ja, und die Einwilligung muss sich auf Ihre Aussendung beziehen | Eine Zustimmung, die jemand anderem galt, deckt Ihre Mails in aller Regel nicht ab |
| Bestehende Kundschaft, ähnliche eigene Produkte | Unter vier Bedingungen nein | Siehe Ausnahme in § 174 Abs. 4 unten |
| Reine Transaktionsmail (Rechnung, Terminbestätigung) | Keine Werbung, keine Einwilligung nötig | Sobald Werbeinhalte dazukommen, ändert sich die Einschätzung |
Die Ausnahme für Bestandskunden
§ 174 Abs. 4 TKG 2021 erlaubt Werbemails ohne vorherige Einwilligung, wenn alle vier Bedingungen zugleich erfüllt sind. Sie haben die Kontaktdaten im Zusammenhang mit dem Verkauf oder einer Dienstleistung erhalten. Die Mail bewirbt eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen. Der Empfänger konnte die Nutzung bei der Datenerhebung und bei jeder Übertragung kostenfrei und problemlos ablehnen. Und er hat die Zusendung nicht von vornherein abgelehnt, etwa durch Eintragung in die ECG-Liste.
Fehlt eine Bedingung, greift die Ausnahme nicht. Wer sich darauf stützt, sollte die Prüfung schriftlich festhalten und rechtlich absichern lassen.
Ein Wort zum Telefon: Anrufe zu Werbezwecken sind nach § 174 Abs. 1 TKG 2021 ohne vorherige Einwilligung unzulässig. Eine Newsletter-Anmeldung ist keine Einwilligung zu Werbeanrufen.
Was eine gültige Einwilligung ausmacht
Die DSGVO definiert Einwilligung in Art. 4 Nr. 11 als jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung, in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung. Erwägungsgrund 32 hält ausdrücklich fest, dass Stillschweigen, bereits angekreuzte Kästchen oder Untätigkeit keine Einwilligung darstellen sollen.
Für Ihr Anmeldeformular heißt das konkret:
- Leeres Kästchen oder eigener Button. Die Person setzt den Haken oder klickt selbst. Nichts ist vorausgewählt.
- Klarer Zweck. Schreiben Sie hin, was kommt und wie oft, etwa „Unser Newsletter mit Tipps zu Website und Sichtbarkeit, einmal im Monat“.
- Getrennt von anderem. Verstecken Sie sie nicht in der AGB-Zustimmung. Art. 7 Abs. 2 DSGVO verlangt bei Erklärungen mit anderen Inhalten eine klare Unterscheidbarkeit.
- Hinweis auf den Widerruf. Nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO wird die Person vor der Einwilligung darüber informiert, dass sie jederzeit widerrufen kann.
- Kein erzwungenes Häkchen. Art. 7 Abs. 4 DSGVO verlangt, bei der Beurteilung der Freiwilligkeit besonders zu berücksichtigen, ob ein Vertrag oder eine Leistung von einer nicht erforderlichen Einwilligung abhängt. Ein Download, der nur gegen Newsletter-Anmeldung zu haben ist, sollte rechtlich geprüft werden.
Laut WKO Niederösterreich (Stand 24.07.2025) sollten Empfänger im Einwilligungstext außerdem darüber informiert werden, wenn der Newsletter mit Tracking arbeitet, also etwa Öffnungen und Klicks misst. Mehr zur Einwilligung auf der Website lesen Sie im Beitrag über den Cookie-Banner für KMU-Websites.
Double-Opt-in: Ablauf und Nachweis
Art. 7 Abs. 1 DSGVO verpflichtet Sie, die Einwilligung nachweisen zu können. Die WKO bezeichnet das Double-Opt-in-Verfahren als bewährte Best-Practice-Methode: Nach der Eingabe der Adresse erhält die Person eine Bestätigungsmail mit Link, erst der Klick macht die Anmeldung wirksam. So lässt sich ausschließen, dass jemand fremde Adressen einträgt.
Was Sie protokollieren sollten
Das Gesetz zählt keine Pflichtfelder für das Protokoll auf. Als Praxisempfehlung (keine gesetzliche Vorgabe) bewähren sich diese Angaben: Zeitpunkt der Anmeldung, Zeitpunkt der Bestätigung, der Wortlaut des Einwilligungstextes in der damals gültigen Fassung und die Quelle, also welches Formular. Halten Sie die Datenmenge klein und nennen Sie die Verarbeitung in der Datenschutzerklärung (siehe Impressum und Datenschutz auf der Website).
Die Bestätigungsmail sollte nach Empfehlung der WKO so neutral wie möglich sein: Bestätigungstext, Link, Impressum. Werbung gehört nicht hinein.
Abmeldung, Widerruf und Pflichtangaben
Der Widerruf der Einwilligung muss nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO so einfach sein wie die Erteilung. Das TKG geht in dieselbe Richtung: Nach § 174 Abs. 5 Z 4 ist Direktwerbung per E-Mail jedenfalls unzulässig, wenn keine authentische Adresse vorhanden ist, an die der Empfänger eine Aufforderung zur Einstellung solcher Nachrichten richten kann.
Praktisch bedeutet das einen sichtbaren Abmeldelink in jeder Mail, der direkt zur Bestätigung führt, ohne Login und ohne Pflichtbegründung. Art. 21 Abs. 3 DSGVO sagt klar: Nach einem Widerspruch gegen Direktwerbung werden die Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. Zusätzlich muss die Person nach Art. 21 Abs. 4 spätestens bei der ersten Kommunikation ausdrücklich und getrennt von anderen Informationen auf ihr Widerspruchsrecht hingewiesen werden.
Bei größeren Verteilern kommt eine technische Anforderung hinzu. Laut den Absenderrichtlinien von Google müssen Marketingnachrichten bei mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag an Gmail-Konten die Abmeldung mit einem Klick unterstützen, und die Spamrate sollte unter 0,10 % liegen. Die meisten KMU erreichen diese Menge nicht, ein sichtbarer Abmeldelink hilft aber auch Ihrer Zustellbarkeit.
Die ECG-Liste
Bei der Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH können sich Personen und Unternehmen kostenlos in die ECG-Liste eintragen, wenn sie keine Werbe-E-Mails erhalten wollen. Nach § 7 Abs. 2 ECG müssen Diensteanbieter diese Liste beachten. Das betrifft vor allem Aussendungen ohne Zustimmung, etwa nach der Bestandskunden-Ausnahme.
Pflichtangaben in jeder Aussendung
Nach § 6 Abs. 1 ECG muss kommerzielle Kommunikation klar und eindeutig als solche erkennbar sein und die Person erkennen lassen, die sie in Auftrag gegeben hat. Gewinnspiele und Zugaben müssen als solche erkennbar sein und einen einfachen Zugang zu den Teilnahmebedingungen enthalten. § 174 Abs. 5 Z 1 TKG 2021 erklärt Werbemails für jedenfalls unzulässig, wenn die Identität des Absenders verschleiert oder verheimlicht wird.
Verwenden Sie daher echten Firmennamen, erreichbare Adresse und Impressum. Die WKO weist darauf hin, dass Newsletter ein E-Mail-Impressum enthalten sollen.
Checkliste und nächste Schritte
Checkliste für Formular und Versand
- Einwilligungstext mit konkretem Inhalt, Häufigkeit und Absender
- Kästchen leer, kein Zwang durch Kopplung an eine Leistung
- Hinweis auf jederzeitigen Widerruf und, falls zutreffend, auf Tracking
- Bestätigungsmail mit Link, neutral, ohne Werbung
- Protokoll mit Zeitpunkten, Wortlaut und Quelle
- Abmeldelink in jeder Mail, ein Klick, sofort wirksam
- Impressum und echter Absender in jeder Aussendung
- Datenschutzerklärung nennt Newsletter-Tool und Zweck
- Alte Listen ohne dokumentierte Einwilligung nicht weiterverwenden
Das Anmeldeformular ist auch ein Conversion-Element. Wie Sie es so gestalten, dass es verständlich bleibt und trotzdem Anmeldungen bringt, zeigt der Beitrag über Landingpages, die konvertieren. Wer Termine online vergibt, kann die Newsletter-Option als freiwilliges, getrenntes Kästchen in die Online-Terminbuchung einbauen, ohne dass sie Voraussetzung für den Termin wird.
Wann das nicht passt: Altlisten und Grenzfälle
Die häufigste Altlast ist die Excel-Liste mit Adressen aus Messen, Anfragen und alten Projekten. Ohne dokumentierte Einwilligung (und ohne dass die Bestandskunden-Ausnahme alle vier Bedingungen erfüllt) sollten Sie daraus keinen Newsletter versenden. Naheliegend scheint eine Rundmail mit der Bitte, das Abo zu bestätigen. Genau das sehen Fachjuristen kritisch: Ein österreichischer Datenschutzjurist argumentierte in einem Beitrag aus dem Jahr 2018, noch zu § 107 TKG 2003, dass eine solche Bestätigungsmail an Adressen ohne Einwilligung selbst unzulässige Werbung sein kann. Die Rechtsnorm hieß damals anders, die Frage stellt sich heute unter § 174 TKG 2021 gleich. Klären Sie diesen Fall mit Rechtsvertretung.
Weitere Grenzen: Der Artikel behandelt nur Newsletter per E-Mail. Für Messenger und Telefonwerbung gelten teils andere Regeln. Berufe mit eigenen Werberegeln, etwa Gesundheitsberufe, haben zusätzliche berufsrechtliche Vorgaben; fragen Sie dort Ihre Berufsvertretung.
Betroffene Personen können sich bei der Datenschutzbehörde beschweren, die Frist beträgt laut Angaben der DSB ein Jahr ab Kenntnis des beschwerenden Ereignisses. Für Verstöße gegen die Bedingungen der Einwilligung (Art. 7 DSGVO) nennt Art. 83 Abs. 5 DSGVO einen Bußgeldrahmen bis 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, was höher ist. Das ist der Rahmen, nicht der Normalfall.
So gehen Sie vor
- Listen Sie alle Quellen für Adressen auf: Formular, Messe, Terminbuchung, Webshop.
- Prüfen Sie jede Quelle gegen die Checkliste. Wo ein Nachweis fehlt, stellen Sie auf Double-Opt-in um.
- Richten Sie Bestätigungsmail, Protokoll und Abmeldelink im Newsletter-Tool ein und testen Sie den ganzen Weg mit einer eigenen Adresse.
- Passen Sie Datenschutzerklärung und Impressum an.
- Entscheiden Sie über Altlisten und lassen Sie das rechtlich prüfen.
In der 369-Methode von TRIUM gehört der Newsletter zur Säule Beziehung, die Sichtbarkeit und Conversion ergänzt; mehr dazu auf der Seite zur 369-Methode. Wenn Sie Ihr Anmeldeformular und den Ablauf mit uns durchgehen möchten, buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch. Für einen ersten Eindruck vom Zustand Ihrer Website gibt es den kostenlosen Selbsttest. Und welche Themen im Newsletter überhaupt Sinn ergeben, lässt sich aus der Content-Planung für Ihren Blog ableiten.
Häufige Fragen
Ist Double-Opt-in in Österreich Pflicht?
Im Gesetzestext von § 174 TKG 2021 und der DSGVO kommt es nicht als Pflicht vor. Sie müssen aber nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen können, dass die Person eingewilligt hat. Die WKO nennt Double-Opt-in dafür eine bewährte Best-Practice-Methode.
Darf ich B2B-Kontakten ohne Einwilligung Newsletter schicken?
Der Wortlaut von § 174 Abs. 3 TKG 2021 spricht vom Empfänger und unterscheidet nicht zwischen Privatpersonen und Unternehmen. Ohne Einwilligung bleibt nur die Bestandskunden-Ausnahme des Abs. 4 mit ihren vier Bedingungen. Prüfen Sie jeden Fall.
Reicht ein Hinweis im Impressum oder in den AGB?
Nein, das ist nicht empfehlenswert. Eine Einwilligung muss nach Art. 4 Nr. 11 DSGVO für den bestimmten Fall und durch eine eindeutige bestätigende Handlung abgegeben werden. Nach Art. 7 Abs. 2 muss sie sich von anderen Inhalten klar unterscheiden.
Wie lange muss ich den Nachweis aufbewahren?
Eine feste Frist nennen die geprüften Quellen nicht. Sie müssen die Einwilligung nachweisen können, solange Sie auf ihrer Grundlage senden. Wie lange Sie Protokolle darüber danach speichern, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung.
Was passiert, wenn sich jemand abmeldet?
Die Person bekommt keine weiteren Werbemails mehr. Nach Art. 21 Abs. 3 DSGVO werden die Daten nach einem Widerspruch gegen Direktwerbung nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. Wie Sie verhindern, dass die Adresse später wieder auftaucht, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung.
Kann ich Adressen kaufen?
Eine Einwilligung muss sich auf Ihren konkreten Fall beziehen. Eine Zustimmung, die jemand anderem erteilt wurde, deckt Ihre Mails in aller Regel nicht ab.
Quellen
- Telekommunikationsgesetz 2021, § 174 (Unerbetene Nachrichten) und § 188 (Verwaltungsstrafbestimmungen). Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS), Bundeskanzleramt, Fassung vom 04.10.2026. https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20011678
- E-Commerce-Gesetz, §§ 6 und 7. Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS), Bundeskanzleramt, Fassung vom 04.10.2026. https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20001703
- Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung). Europäische Union, EUR-Lex, Amtsblatt L 119 vom 4.5.2016. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
- Rechtsfrage #16: Newsletter rechtssicher versenden: So holen Sie Einwilligungen richtig ein. Wirtschaftskammer Niederösterreich (WKO), Stand 24.07.2025. https://www.wko.at/noe/e-commerce/e-commerce-rechtsfrage-16
- ECG-Liste. Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR), abgerufen am 04.10.2026. https://www.rtr.at/ecg
- Beschwerde. Österreichische Datenschutzbehörde (DSB), abgerufen am 04.10.2026 (ohne Seitendatum). https://dsb.gv.at/eingabe-an-die-dsb/beschwerde
- Richtlinien für E-Mail-Absender (Gmail). Google Workspace Admin-Hilfe, abgerufen am 04.10.2026 (Anforderungen ab 1. Februar 2024). https://support.google.com/a/answer/81126?hl=de
- Newsletter: Einwilligung bestätigen. dataprotect.at (Dr. Thomas Schweiger), 16.04.2018. https://www.dataprotect.at/2018/04/16/newsletter-einwilligung-best%C3%A4tigen/
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ist keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt oder die Rechtsberatung Ihrer Wirtschaftskammer.
A newsletter is one of the few channels a small business actually owns: no platform in between, no algorithm change. An address without valid consent is a liability, not an asset. This article explains what applies in Austria, how to design the sign-up form and process, and where the limits are.
Two sets of rules, one result
Two layers of law apply to newsletters in Austria. The first is the Telecommunications Act: Section 174 TKG 2021 governs whether you may send marketing email to someone at all. The second is the General Data Protection Regulation, which sets out what consent must look like and what you may do with the address data.
Normally both lead to the same conclusion: obtain consent in advance, document it, and make withdrawal as easy as signing up. The E-Commerce Act adds labelling rules (Sections 6 and 7 ECG).
To be safe, plan as if every mailing counts as advertising. The line to pure information is a matter of interpretation in borderline cases.
When you need consent
The basic rule is in Section 174(3) TKG 2021: sending electronic mail, including SMS, for direct marketing purposes is prohibited without the recipient's prior consent. The text speaks of the "recipient" and makes no distinction between private and business customers. B2B addresses are therefore not automatically free to use.
The table shows typical situations and does not replace a check of your individual case.
| Situation | Consent needed? | What matters |
|---|---|---|
| Sign-up through your form | Yes, the sign-up is the consent | Active step, clear wording, proof |
| Someone writes via your contact form | For a newsletter: yes | An enquiry is not consent to marketing. Replying to the enquiry is different from sending a campaign |
| Business card from a networking event | For a newsletter: yes | The card does not state any consent. Ask, and let the person sign up |
| Bought or rented address lists | Yes, and the consent must relate to your mailing | Consent given to someone else does not, as a rule, cover your emails |
| Existing customers, similar own products | Not under four conditions | See the exception in Section 174(4) below |
| Pure transactional email (invoice, appointment confirmation) | Not marketing, no consent needed | Once promotional content is added, the assessment changes |
The exception for existing customers
Section 174(4) TKG 2021 allows marketing email without prior consent if all four conditions are met at the same time. You received the contact details in connection with a sale or a service. The email promotes your own similar products or services. The recipient was given a clear and easy way to refuse such use free of charge, both when the data was collected and with every message. And the recipient has not refused such mail in advance, for example by registering on the ECG list.
If one condition is missing, the exception does not apply. If you rely on it, document your assessment and have a lawyer check it.
A word on the telephone: calls for advertising purposes are prohibited without prior consent under Section 174(1) TKG 2021. A newsletter sign-up is not consent to marketing calls.
What makes consent valid
The GDPR defines consent in Article 4(11) as any freely given, specific, informed and unambiguous indication of the person's wishes, by a statement or by a clear affirmative action. Recital 32 states expressly that silence, pre-ticked boxes or inactivity should not constitute consent.
For your sign-up form this means:
- An empty box or a button of its own. The person ticks the box or clicks themselves. Nothing is pre-selected.
- A clear purpose. Say what will arrive and how often, for example "Our newsletter with tips on website and visibility, once a month".
- Kept apart from other matters. Do not bury it in the acceptance of your terms. Article 7(2) GDPR requires a request for consent within a declaration on other matters to be clearly distinguishable.
- A note on withdrawal. Under Article 7(3) GDPR the person is informed before giving consent that they can withdraw it at any time.
- No forced tick. Article 7(4) GDPR requires utmost account to be taken of whether a contract or service is made conditional on consent that is not necessary for it. A download available only in exchange for a newsletter sign-up should be checked legally.
According to WKO Lower Austria (as of 24 July 2025), recipients should also be told in the consent text if the newsletter uses tracking, such as measuring opens and clicks. For consent on the website itself, see our article on the cookie banner for SME websites.
Double opt-in: process and proof
Article 7(1) GDPR requires you to be able to demonstrate that the person consented. The WKO calls double opt-in a proven best-practice method: after entering the address, the person receives a confirmation email with a link, and only the click makes the sign-up effective. This rules out someone entering other people's addresses.
What to log
The law does not list mandatory log fields. As a practical recommendation (not a legal requirement), these items work well: time of sign-up, time of confirmation, the consent wording in the version valid at the time, and the source, meaning which form. Keep the amount of data small and describe the processing in your privacy policy (see legal notice and privacy policy on your website).
The WKO recommends a confirmation email that is as neutral as possible: confirmation text, link, legal notice. No advertising.
Unsubscribing, withdrawal and required details
Under Article 7(3) GDPR, withdrawing consent must be as easy as giving it. The TKG points the same way: under Section 174(5) no. 4, direct marketing by email is always prohibited if there is no authentic address to which the recipient can send a request to stop such messages.
In practice that means a visible unsubscribe link in every email, leading straight to confirmation with no login and no mandatory reason. Article 21(3) GDPR is clear: after an objection to direct marketing, the data is no longer processed for that purpose. In addition, under Article 21(4) the person must be told explicitly of the right to object, separately from other information, at the latest at the first communication.
For larger lists there is a technical requirement as well. According to Google's sender guidelines, marketing messages sent in volumes above 5,000 per day to Gmail accounts must support one-click unsubscribe, and the spam rate should stay below 0.10%. Most SMEs stay below that volume, but a visible unsubscribe link helps deliverability anyway.
The ECG list
At the Austrian regulator RTR, persons and companies can register free of charge on the ECG list if they do not want to receive marketing email. Under Section 7(2) ECG, service providers must observe this list. This mainly concerns mailings without consent, such as under the existing-customer exception.
Required details in every mailing
Under Section 6(1) ECG, commercial communication must be clearly recognisable as such and must make clear on whose behalf it is sent. Promotional offers such as gifts and prize draws must be identifiable and give easy access to the conditions. Section 174(5) no. 1 TKG 2021 makes marketing email always prohibited if the sender's identity is disguised or concealed.
So use your real company name, a reachable address and a legal notice. The WKO points out that newsletters should contain an email legal notice.
Checklist and next steps
Checklist for form and sending
- Consent text with specific content, frequency and sender
- Box empty, no coupling to a service
- Note on withdrawal at any time and, where relevant, on tracking
- Confirmation email with link, neutral, no advertising
- Log with timestamps, wording and source
- Unsubscribe link in every email, one click, effective immediately
- Legal notice and genuine sender in every mailing
- Privacy policy names the newsletter tool and the purpose
- No use of old lists without documented consent
The sign-up form is also a conversion element; see our article on landing pages that convert. If you book appointments online, you can add the newsletter as a voluntary, separate box in your online booking, without making it a condition for the appointment.
When this does not fit: old lists and borderline cases
The most common legacy problem is the spreadsheet of addresses from trade fairs, enquiries and old projects. Without documented consent (or an existing-customer exception meeting all four conditions), do not send a newsletter to it. A mass email asking people to confirm their subscription seems obvious, but it is contested. An Austrian data protection lawyer argued in a 2018 article, still under Section 107 TKG 2003, that such a confirmation email to addresses without consent can itself be unlawful advertising. The question arises the same way under Section 174 TKG 2021, so clarify this case with a lawyer.
This article covers email newsletters only. Messengers and telephone marketing follow partly different rules. Professions with their own advertising rules, such as health professions, have extra professional requirements; ask your professional body.
Data subjects can complain to the data protection authority; according to the authority's own information the deadline is one year from learning of the event complained about. For breaches of the conditions for consent (Article 7 GDPR), Article 83(5) GDPR sets a fine framework of up to 20 million euros or 4% of worldwide annual turnover, whichever is higher. That is the ceiling, not the normal case.
How to proceed
- List all sources of addresses: form, trade fair, booking, web shop.
- Check each source against the checklist. Where proof is missing, switch to double opt-in.
- Set up confirmation email, log and unsubscribe link in your newsletter tool and test the whole path with your own address.
- Update privacy policy and legal notice.
- Decide what happens to old lists and have it checked legally.
In TRIUM's 369 method, the newsletter belongs to the Relationship pillar, which complements visibility and conversion; read more on the 369 method page. If you would like to go through your sign-up form and process with us, book a free initial call. For a first impression of your website, there is the free self-test. Topics for your newsletter can come from content planning for your blog.
Frequently asked questions
Is double opt-in mandatory in Austria?
It does not appear as a requirement in the text of Section 174 TKG 2021 or the GDPR. However, under Article 7(1) GDPR you must be able to prove that the person consented. The WKO calls double opt-in a proven best-practice method for this.
May I send newsletters to B2B contacts without consent?
The wording of Section 174(3) TKG 2021 speaks of the recipient and does not distinguish between private individuals and companies. Without consent, only the existing-customer exception in subsection 4 with its four conditions remains. Check each case.
Is a note in the legal notice or the terms enough?
No, that is not advisable. Under Article 4(11) GDPR, consent must be specific and given by a clear affirmative action. Under Article 7(2) it must be clearly distinguishable from other matters.
How long must I keep the proof?
The sources we checked name no fixed period. You must be able to prove consent for as long as you send on its basis. Retention afterwards is a question for your data protection adviser.
What happens when someone unsubscribes?
The person receives no further marketing email. Under Article 21(3) GDPR, the data is no longer processed for that purpose. How to stop the address from reappearing later is a question for your data protection adviser.
Can I buy addresses?
Consent must relate to your specific case. Consent given to someone else does not, as a rule, cover your emails.
Sources
- Telecommunications Act 2021, Section 174 (Unsolicited messages) and Section 188 (Administrative penalties). Legal Information System of the Federal Republic (RIS), as in force on 4 Oct 2026. https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20011678
- E-Commerce Act, Sections 6 and 7. Legal Information System of the Federal Republic (RIS), as in force on 4 Oct 2026. https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20001703
- Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation). European Union, EUR-Lex, Official Journal L 119, 4 May 2016. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
- Legal question #16: Sending newsletters safely: how to obtain consent properly. Wirtschaftskammer Niederösterreich (WKO), as of 24 July 2025. https://www.wko.at/noe/e-commerce/e-commerce-rechtsfrage-16
- ECG list. Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR), accessed 4 Oct 2026. https://www.rtr.at/ecg
- Complaint (Beschwerde). Austrian Data Protection Authority (DSB), accessed 4 Oct 2026 (page undated). https://dsb.gv.at/eingabe-an-die-dsb/beschwerde
- Email sender guidelines (Gmail). Google Workspace Admin Help, accessed 4 Oct 2026 (requirements from 1 Feb 2024). https://support.google.com/a/answer/81126?hl=de
- Newsletter: confirming consent. dataprotect.at (Dr. Thomas Schweiger), 16 April 2018. https://www.dataprotect.at/2018/04/16/newsletter-einwilligung-best%C3%A4tigen/
Note: This article gives a general overview and is not legal advice. For your individual case, consult a lawyer or the legal advice service of your chamber of commerce.
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